Erstellen einer Nebenkostenabrechnung
Vorlage zum Erstellen einer Nebenkostenabrechnung
Die jährliche Nebenkostenabrechnung ist für viele Vermieter eine Herausforderung. Sie muss nicht nur korrekt, sondern auch transparent und nachvollziehbar für den Mieter sein. In diesem Artikel erfährst Du, wie Du eine Nebenkostenabrechnung Schritt für Schritt erstellst und was Du dabei beachten solltest.
Wir möchten Dir jedoch empfehlen, Dich vorher etwas mit den Grundlagen vertraut zu machen:
Inhaltsübersicht
Zusammenstellen der erforderlichen Dokumente
Nutze unsere Excel-Vorlage zur Erfassung der Nebenkosten und Vorauszahlungen
Download (Excel)
Übertragung der Nebenkosten in die Excel-Vorlage
Übertragung der Vorauszahlungen in die Excel-Vorlage
Für den Mieter relevante Dokumente zusammenstellen
1. Dokumente sammeln
1.1 Was wird benötigt
Hausgeldabrechnung
Bei Verwaltung durch eine Hausverwaltung
Rechnungen (bei eigener Verwaltung)
Energie, Abfall, Versicherungen etc.
Umlageschlüssel
Größe der Wohnung, Miteigentumsanteil, Personen im Haushalt etc.
Vorauszahlungen des Mieters
Eingegangen Zahlungen des Mieters.
Grundsteuer-Bescheid
Grundsteuerbescheid vom Finanzamt über Grundsteuer B
2. Excel-Vorlage runterladen
2.1 Übersicht
Blatt Nebenkostenabrechnung
Hier erfassen wir die Grundlegenden Daten und die tatsächlich angefallenen Kosten aus Hausgeldabrechnung und / oder Rechnungen.
Die Tabelle ist teilweise mit Beispieldaten gefüllt.
Blatt Nebenkostenvorauszahlung
In den gelben Bereichen der Tabelle erfassen wir die Vorauszahlungen des Mieters. Der Rest der Tabelle füllt sich automatisch basierend auf den Eingaben aus dem Blatt ‘Nebenkostenabrechnung‘.
Download (Excel)
3. Daten und Nebenkosten erfassen
3.1 Übersicht
Blatt ‘Nebenkostenabrechnung‘ füllen
In den gelb hinterlegten Bereichen tragen wir die Daten ein:
Datum
Daten Mieter
Datum Vermieter
Objektdaten und Abrechnungszeitraum
Eine frei zu wählende Referenz zur Zuordnung
Eintragen der tatsächlichen Kosten
Hier werden die umlagefähigen Kosten eingetragen.
Position
Welche Positionen umlagefähig sein, erklären wir in folgendem Artikel:
Die Positionen stammen entweder aus der Hausgeldabrechnung der Hausverwaltung oder basieren auf Ihren eigenen Erfassungen und Rechnungen.
Achtung!
Transparenz ist das A und O. Der Mieter sollte jede Position der Abrechnung nachvollziehen können.
Rechnungen (bei eigener Verwaltung)
Energie, Abfall, Versicherungen etc.
Verteilung / Schlüssel
Die Nebenkostenabrechnung erfolgt nach einem festgelegten Umlageschlüssel, der die Verteilung auf Mieter regelt.
Praxis!
Umlageschlüssel dienen dazu, Betriebskosten transparent und nachvollziehbar gemäß dem individuellen Nutzungsgrad auf die Mieter zu verteilen.
So ist beispielweise eine Verteilung der Kosten für Hauswart und Gartenpflege nach Miteigentumsanteilen sinnvoll, während Müllgebühren pro Person im Haushalt umgelegt werden.
Hinweis!
Die Nebenkostenpositionen variieren je nach Objekt. Während in einem Objekt beispielsweise die Müllgebühren über die Hausverwaltung und somit in der Hausgeldabrechnung erfasst sind, rechnen in anderen Objekten die Eigentümer die Müllgebühren direkt mit der Stadt ab.
Gesamt
Im Falle eines Mehrparteienhauses werden üblicherweise die Kosten des gesamten Objekts genannt, sowie der entsprechende Anteil, der gemäß dem Verteilungsschlüssel auf den Mieter entfällt.
Ihr Anteil
Die tatsächlich vom Mieter verursachten Kosten.
Grundsteuer
Grundsteuer B, anteilig für den entsprechenden Abrechnungszeitraum.
Benennung der Umlageschlüssel
Hier findest Du eine nicht abschließende Übersicht möglicher Umlageschlüssel:
Einheiten
Umlage anhand der Wohneinheiten in dem Haus.
Wohnfläche
Umlage anhand der Wohnfläche, ähnlich MEA (Miteigentumsanteil).
MEA - Miteigentumsanteil
Der Anteil am gesamten Haus wird in Tausendsteln angegeben (nicht in Hundertsteln, wie bei der Prozentrechnung).
Personen
Anzahl der Personen die in der abzurechnenden Einheit gelebt haben.
Direktbelastung
Abgelesene Zählerstände, die direkt der abzurechnenden Einheit zugeordnet sind.
Anzahl
Anzahl an Objekten, die der Einheit zugeordnet sind, beispielsweise gemietete Rauchwarnmelder.
Daten der Fußzeile
Kontaktdaten angeben für Rückfragen
Bankverbindung angeben für Nachzahlungen.
Auch wenn die Miete bereits ankommt, wirkt dies professioneller und erleichtert die Überweisung.
4. Vorausszahlungen erfassen
Blatt ‘Nebenkostenvorausszahlungen‘ füllen
In den gelb hinterlegten Bereichen tragen wir die Daten ein:
Datum
Höhe der Vorauszahlung
5. Dokumente für Mieter
Welche Dokumente der Mieter erhält
Abrechnungsdokumente, Nachweise und Rechnungen - in Kopie
Blatt Nebenkostenabrechnung aus Excel-Tabelle
Blatt Nebenkostenvorauszahlung aus Excel-Tabelle
Ablesung der Zählerstände
Auflistung der Kosten gem. Hausgeldabrechnung
Rechnungen - beispielsweise Müllabfuhr
Praxis!
